Les CFO sont unanimes : la crise sanitaire a considérablement accéléré les envies de digitalisation pour favoriser la croissance et prendre un nouvel élan. La digitalisation porte notamment sur la clôture comptable qui a longtemps reposé uniquement sur des processus et des organisations au service de délais toujours plus contraints et des exigences de fiabilité toujours plus fortes. Les pressions qui pèsent sur les comptables pour clôturer les comptes imposent à la fois l’agilité et la rupture technologique, en capacité de répondre aux enjeux d’aujourd’hui.

1. Réduire et fiabiliser les écritures manuelles

L’un des premiers leviers est la réduction des écritures manuelles. En premier lieu, l’homogénéisation des pratiques comptables au sein des Groupes et l’automatisation des provisions ont beaucoup contribué à la réduction des écritures manuelles. Des modifications d’organisation ont également pu faciliter l’optimisation et la rationalisation des tâches. Depuis quelques années et encore plus dans la situation sanitaire actuelle qui favorise le télétravail, la rupture technologique n’est plus l’exception et le choix se porte sur des outils en capacité de porter la gestion des OD de façon dématérialisée.

Certaines plateformes en effet permettent d’anticiper la production de ces écritures, sur la base d’informations envoyées en avance de phase par les systèmes amont. Cela donne plus de temps aux comptables pour les OD exceptionnelles, mais permet également aux responsables d’analyser ces écritures et de les valider via les workflows proposés par le module ce qui permet la traçabilité de la chaine de décision et une piste d’audit fiable. L’activité des comptes étant mise sous contrôle, la justification de compte en est d’autant facilitée et optimisée.

2. Justifier les comptes de façon dématérialisée

La justification des soldes de comptes a longtemps été maintenue dans des outils peu sécurisés comme Excel ou dans des répertoires partagés et était réalisée de façon partielle par manque de temps. Le manque de traçabilité de la donnée lié à cette gestion manuelle ne satisfait pas les besoins accrus en termes de contrôles qu’ils soient internes ou externes.
Ainsi, de plus en plus, la fiabilisation de la justification des soldes comptables s’inscrit dans une démarche globale d’anticipation de la clôture comptable grâce à l’automatisation.
Il existe en effet des outils comportant un module dédié à la justification des soldes de comptes qui s’intègre avec l’ERP pour récupérer la balance à fréquence régulière et la réconcilier selon des règles déterminées par typologie de comptes. Ces outils favorisent une culture de la « clôture en continu » et permette d’adresser la justification de compte tout au long des périodes comptables.

Les soldes invariants entre deux alimentations conservent leur statut de réconciliation et sont automatiquement justifiés.
Les soldes variants perdent leur statut de réconciliation mais peuvent être justifiés automatiquement sur la base de modèles et de règles de justification prédéfinis. Par exemple, le solde de compte d’intérêts d’emprunts pourra être réconcilié automatiquement grâce à sa mise en relation avec l’échéancier prévisionnel chargé dans le module.
L’exécution automatique de la justification des soldes de comptes est contrôlée par un système de validation électronique permettant de gérer les statuts de réconciliation en temps réel. Ainsi, la charge du comptable est concentrée sur les anomalies de justification et les comptes critiques qui peuvent nécessiter une revue manuelle.
Cette dématérialisation de la clôture comptable permet également d’intégrer le contrôle interne dans le processus puisque les outils ont la capacité de porter en complément des points de contrôle sur lesquels les collaborateurs s’engagent par une signature électronique.

3. Digitaliser le planning de clôture

Au-delà de la digitalisation des OD et de la justification de comptes, un autre levier d’optimisation de la clôture repose sur la digitalisation du planning de clôture.
Une charge de travail conséquente couplée à une organisation défaillante peut rapidement mener les équipes comptables à être dépassées pendant les périodes de clôture. Cet effet est accru par le télétravail qui a pu rendre, au moins à ses débuts, les échanges plus difficiles.
Une bonne clôture comptable passe à la fois par de bonnes pratiques en termes de méthodologie et en termes de planning.
La méthodologie permet d’organiser les tâches et les dépendances, d’identifier les porteurs et la récurrence ainsi que les résultats attendus. Le planning peut ensuite être complètement digitalisé grâce à un outil qui portera l’exécution des tâches.

Celui-ci permet de lister toutes les tâches à effectuer en fonction des différents flux comptables et les échéances à respecter.

Aujourd’hui, des solutions permettent d’intégrer le planning de clôture afin de sécuriser l’exécution des tâches et le rendre accessible à tous (même aux équipes hors Finance) permettant un accès rapide et clair à l’information. Les tâches peuvent être triées par ordre d’importance et mises à jour en temps réel par les responsables qui ont une visibilité accrue sur l’ensemble du planning de clôture. Des tableaux de bords personnalisables permettent d’anticiper les périodes de « rush » en étalant plus efficacement la charge de travail restante en temps réel. Pour les entreprises composées de plusieurs entités, un suivi de l’avancée par entité peut être mis en place. Ainsi, c’est le pilotage global de la clôture au niveau groupe qui est amélioré.
Une digitalisation progressive du planning permet à chaque acteur de la clôture, même hors département Finance, d’être pleinement intégré au processus et d’être sensibilisé. Un planning digital permet de créer des listes de tâches personnalisées par comptable qui sont mises à jour en temps réel. Chaque action réalisée déclenche l’envoi d’une notification au système et informe les autres acteurs de l’avancée des tâches.

Certaines solutions vont même encore plus loin et proposent des aides à la clôture « avancée » en couplant robotisation et Intelligence Artificielle pour intégrer des résultats de tâches en provenance d’outils périphériques ou qui intègre des fonctionnalités de lettrage dotées de mécanismes de logiques apprenantes qui permettent encore d’aller plus loin dans l’optimisation des actions de clôture. Le comptable n’est ainsi plus au service de la clôture mais la clôture est au service du comptable qui peut évoluer vers de nouvelles tâches d’analyse.