Depuis mars 2020, le monde est touché par une crise sanitaire sans précédent qui contraint les entreprises à se réinventer et à revoir ses modes de fonctionnement, avec l’intégration du télétravail de façon généralisée, l’adaptation de ses systèmes d’informations, de sa gestion de projet et son mode de management, tout cela avec des exigences croissantes en termes de contribution à la rentabilité et à l’innovation, et en termes d’efficience opérationnelle.

Le recours à l’externalisation ou « business process outsourcing » peut apporter des réponses à ces enjeux. Flexible, agile et hautement évolutive, le recours à l’externalisation peut accélérer la transformation et l’innovation dans la fonction achats, et générer des gains de performance considérables. Plus l’externalisation est stratégique, plus le potentiel de création de valeur sera élevé.

Il existe en effet plusieurs types d’externalisation plus ou moins stratégiques selon que l’on externalise une fonction entière, un processus, une catégorie d’achats, des activités spécifiques dans un processus ou dans un cadre de création d’activité.

1/ L’externalisation sur des familles d’achats non-stratégiques (« outsourcing » traditionnel) se focalise principalement sur l’amélioration du triptyque (qualité, coût, délai) et est généralement adoptée dans le cadre d’une stratégie d’optimisation et de réduction des coûts. Cette solution est fréquemment utilisée pour des achats à volumétrie importante et à faible prix unitaire (exemples : prestations intellectuelles en AT, petits travaux…). L’externalisation « non-stratégique » est également utilisée sur des activités répétitives et à faible valeur ajoutée comme pour l’élaboration de commandes, la création des comptes fournisseurs, les demandes de contrôles de conformité règlementaires…. La réversibilité est possible à tout moment, l’externalisation « non-stratégique » n’entraînant pas de transformation radicale.

2/ L’externalisation d’une fonction, d’un processus entier et ou d’une catégorie d’achats, à contrario est plus stratégique (« Business Process Outsourcing ») et un véritable outil de management à la disposition des dirigeants.
Elle est un levier puissant de transformation, l’objectif étant de rendre un processus ou la gestion d’une catégorie rapidement efficiente en optimisant son modèle de fonctionnement.
La transformation d’un processus passe par la définition d’un processus cible intégrant standardisation, optimisation, digitalisation des processus, revue de l’organisation et doit s’inscrire dans une véritable réflexion stratégique, associée à une communication claire et adaptée. Ce travail de définition d’objectifs précis et d’un core model cible intégrant la simplification des processus et l’évolution de l'organisation est un préalable à la digitalisation et aux choix d’outils spécifiques, démarche qui est encore trop souvent omise par les Directions Achats. Les outils seuls ne peuvent rien et cela ampute bien souvent l’impact des projets menés.
En utilisant l’externalisation pour optimiser une fonction ou un processus, l’entreprise se dote d’un levier puissant pour accélérer sa transformation digitale.

3/ L’externalisation enfin, peut être utilisée comme un accélérateur de transformation et d’innovation, dans le cadre de la création d’une nouvelle activité en « outsourçant » la gestion de certaines fonctions (data analytics, pilotage performance, contract management, gestion du risque fournisseurs, achats dans sa globalité…). Ce mode de fonctionnement permet de tester plus rapidement la modélisation et la viabilité de l’activité avant de potentiellement réintégrer ces fonctions en interne.

Dans un contexte externe et interne fortement évolutif, l’externalisation est une solution de transformation et d’innovation qui mérite une attention particulière par les Directions Achats.
Grant Thornton vous accompagne pour trouver la solution d’externalisation innovante la plus adaptée à vos besoins.