La Robotic Process Automation (RPA) est une technologie qui permet aux entreprises d’améliorer significativement la performance de leurs activités. Elle est perturbante dès son appellation, plaçant le robot au centre de la transformation, en « remplacement » de l’humain. Les scénarii de science-fiction nous viennent à l’esprit, nous poussant à nous demander jusqu’où mener l’expérience et s’il y a danger pour nos emplois !

Pourtant, au-delà de l’espérance de gains économiques que l’on perçoit instinctivement en pensant « robot », d’autres bénéfices et notamment qualitatifs sont à mettre en avant auprès des collaborateurs qui utiliseront demain la RPA.

Projet IT inédit, humain « augmenté » dont les tâches robotisables sont peu ou pas dans les outils maintenus par la DSI, la gouvernance autour de la gestion des robots entre la DSI et les Métiers doit être adaptée, voire repensée.

Comment dès lors embarquer l’ensemble des parties prenantes dans cette aventure ?

La gestion du changement devient centrale pour gagner l’adhésion des utilisateurs finaux de la RPA : choix des mots, implication du top management, consensus sur les objectifs à atteindre, partage des « bénéfices » au niveau de la chaîne de valeur, démarche collaborative… sont autant d’éléments clés pour réussir ce type de projet.

« C’est ainsi que EDF a baptisé son projet RPA « e-Renfort, confiez-nous vos tâches répétitives ». Le projet reposait sur le volontariat, les collaborateurs « choisissaient leurs automates » : apporter plus de valeur, gérer les pics d’activité… et pourquoi pas finir plus tôt… Aucun plan social, mais de nouvelles activités d’analyses. Le POC fut un succès. »

Maintenant le changement s’applique au-delà du projet et des utilisateurs finaux, car robotiser un processus, c’est en quelques sortes modifier une partie de son « ADN ». Des questions nouvelles apparaissent, notamment en termes de contrôle interne, de maintenance applicative, de sécurité informatique… dont les réponses restent à éprouver dans le temps et à généraliser pour édicter les best practices de la RPA.

Enfin, si l’on se place dans une perspective à moyen terme, la déferlante RPA impactera les fiches de poste et la GPEC de nos collaborateurs. Attendra-t-on du comptable de demain, au-delà de savoir développer sa macro Excel, d’apprendre à paramétrer son propre robot ? De nouveaux modules sont à prévoir dans les formations estudiantines et professionnelles.

La RPA bouleversera les habitudes de travail, le fonctionnement des organisations, l’apprentissage… Projet innovant, à maturité faible, les bonnes pratiques sont en cours de construction. La gestion du changement nécessaire pour accompagner cette évolution est à concevoir à court et moyen termes et doit cibler l’ensemble des acteurs contributeurs sur toute la chaîne de valeur, au-delà des utilisateurs finaux. C’est la promesse de valeur qu’apporte le Conseil chez Grant Thornton : assister ses clients dans la pérennisation et la sécurisation de ces projets d’un genre nouveau.